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管理者該多說話還是少說話?
時間:2020-10-25 11:46:49 | 來源: | 編輯:admin
 
 
核心提示:   有人說,管理者需要多跟下屬溝通,才能知道下屬的需求;有人說,管理者不需要說太多廢話,只需要指揮別人做事就好!那么管理者究竟該多說話還是少說話呢?下面列出了幾個主要標準,以判斷自己是否講得過多。...
 
 

  有人說,管理者需要多跟下屬溝通,才能知道下屬的需求;有人說,管理者不需要說太多廢話,只需要指揮別人做事就好!那么管理者究竟該多說話還是少說話呢?下面列出了幾個主要標準,以判斷自己是否講得過多。
  1. 確定時機
  講話的時機很重要。選擇所傳達信息的緊急程度以及傳達信息所需的媒介也并不容易,但是最好第一步還是要仔細思索,認真考量。
  比如說,當某件事很急,需要員工知曉時,隨時都可以通過短信或者電話留語音的方式聯系他們,無所謂時機。而郵件則更像是一種媒介,“你只有在打開時才能查看”,相對來說不可能引起什么混亂。但是短信、電話以及在 Slack 或者 HipChat 等平臺上的群聊信息總是會轉移人們的注意力。所以在發信息之前,一定要確定,確實有必要這么做。
  2. 信息重復
  據估計,全球每天大概發送 2050 億封郵件。這其中,有多少郵件是重復著相同的信息,或者只是改改措辭,或者加一下急?如果一個員工不能完全理解新項目的范圍,你不如就用全新的措辭去重新定義一下這個范圍,不然的話,只是在浪費時間。
  另外,問問自己,這條信息發出之后,是否需要進一步闡釋,以及自己是否已經把主要的點涵蓋到了。
  3. 堅持不懈
  有證據表明,一個員工一天內處理的郵件數量是有限的。據估計,郵件超過 50 封,絕大多數人處理起來就心有余而力不足了。我發現,真得考慮這些信息究竟多有價值。有時候員工會忘記某些工作,或者忽視了那些馬上到截止日期的事情,在這些情況下,堅持不懈去提醒員工還是大有裨益的。“信任,但要核實”這句格言也正適用于此。我盡量讓后續溝通最小化,只有有新信息時再去聯系。
  4. 價值
  當談到如何溝通交流時,會有幾種方式定義“價值”。比如說,當你發出的信息是傳達新的指示或者告知對方收到不同的信息(這可不是什么可以忽略的小事)時,這些信息就是有價值的。
  在我發送信息之前,我會問我自己:這個人收到信息會覺得感激嗎?如果我不發送這信息的話,最糟糕的結果是什么?
  另外,一段時間之后,我組里的成員就會知道我只有在需要的時候才會發送信息,所以當我發送信息的時候他們就會格外注意。
  5. 連貫性
  對人們來說,意思不連貫的郵件,跟會議期間東一句西一句的鼓勵性的話語一樣,都像是謎題一樣,他們得先解決這個謎題,才能采取行動。
  無論任務多么緊急,我總會花時間向我的組員清楚地傳達信息。包括在發送郵件之前,會反復檢查有沒有問題,一定要確保信息被有效接收并處理。威斯康辛大學對于如何更清晰更連貫的寫作提供了非常好的指導,普渡大學的網上寫作資源也使我的寫作能更簡潔明了。
  當我想向我的組員傳達信息時,我都會通過這幾點反思自己。只要我的信息是適時發送,不重復,清晰且有價值,適時提醒而不惹人厭煩,那么我就知道自己不會講得過多。
  總之,講得過多不好,講得過少更糟。問題在于要取得并保持二者間的平衡。


 

 
 
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